Serie "Fachkräfte? Sicher!" (6) Kommunikation im Unternehmen
„Man kann nicht nicht kommunizieren“, so das Diktum des großen Kommunikationswissenschaftlers und Psychotherapeuten Paul Watzlawick. Doch davon, dass Kommunikation auch gelingt und zu einer Verständigung führt, hängt gerade im Arbeitsleben viel ab, nicht zuletzt die Zufriedenheit der Mitarbeiter und der Unternehmenserfolg. Dem wird im Alltag aber längst nicht immer Rechnung getragen, weiß Personalberaterin Fabienne Gehrig von der Handwerkskammer Konstanz: „Für die Kommunikation mit Kunden investieren Betriebe in der Regel jede Menge Zeit und Mühe. Man bereitet sich vor, ist besonders zuvorkommend und aufmerksam. Gespräche mit Mitarbeitern werden dagegen oft ad hoc geführt“, hat sie beobachtet. Was zu einer besseren Verständigung beitragen kann, verrät sie in den folgenden Tipps.
1. Nicht nur informieren
Kommunikation ist viel mehr als der Austausch von Informationen. Es geht immer und in erster Linie ums Zwischenmenschliche. Mitarbeiter sollten also nicht nur zu jeder Zeit alle Informationen zur Verfügung haben, die sie für die Arbeit benötigen, sondern sich auch menschlich wahrgenommen fühlen. Die Fragen „Wie fährt sich dein neues Motorrad?“, „Wie geht es der Familie?“ oder „Wie hat dein Verein am Wochenende gespielt?“ haben also durchaus ihre Berechtigung – wenn sie echtes Interesse bekunden.
2. Den Ton treffen
Dass es im Handwerk oft recht familiär zugeht, macht die Kommunikation eigentlich leichter, schließlich kennt man sich lange und gut. Ein Blatt vor den Mund muss also keiner nehmen, solange ein paar Grundregeln gelten: Kommunikation sollte auf Augenhöhe stattfinden und von gegenseitigem Respekt geprägt sein. Ein allzu rauer Umgangston verbietet sich damit von selbst – und da sollten Chefs mit gutem Beispiel vorangehen.
3. Konstruktiv sein
Wenn Mitarbeiter anderer Meinung sind oder Fehler passieren, wird es für den Chef schon mal anstrengend, die richtigen Worte zu finden. „In einer emotionalen Situation fällt es oft schwer, sachlich zu bleiben“, weiß Psychologin Fabienne Gehrig. Sie rät deshalb, mit ein bisschen Abstand an die Sache ranzugehen: „Kritik muss zeitnah angebracht werden, aber nicht sofort. Manchmal ist es besser, auch ein Kritikgespräch mit Stichworten vorzubereiten oder eine Checkliste zu verwenden, um gemeinsam eine gute Lösung zu erarbeiten, wie der Fehler in Zukunft vermieden werden kann.“
Ein Lob ist dagegen sehr viel unkomplizierter anzubringen – und auch daran sollte nicht gespart werden. Schließlich brauchen Mitarbeiter nicht nur dann ein Feedback, wenn etwas schiefgelaufen ist.
4. Sich Zeit nehmen
So wichtig regelmäßiges Feedback ist, so hilfreich ist es, ab und an ohne konkreten Anlass Bilanz zu ziehen. Ein Jahresgespräch mit jedem Mitarbeiter ist für beide Seiten Gelegenheit, gut vorbereitet und sachlich über die Leistungen, Fehler und Erfolge des vergangenen Jahres und die Erwartungen und Ziele für die kommende Zeit zu sprechen. Dabei ist Zuhören für den Chef mindestens so wichtig wie Reden. Schließlich haben Mitarbeiter eine ganz eigene Sicht auf das Unternehmen und oft jede Menge guter Ideen.
5. Jeden mitnehmen
Informationen, die alle Mitarbeiter betreffen, lassen sich sehr gut in regelmäßigen Teambesprechungen weitergeben. Neben den fachlichen Themen können auch gewonnene Aufträge und erfolgreich abgeschlossene Projekte gefeiert, Lob und Kritik von Kunden weitergegeben und neue Mitarbeiter vorgestellt werden. Das fördert den Teamgedanken.
6. Räume schaffen
Auch die Räumlichkeiten, die für Gespräche zur Verfügung stehen, haben Einfluss auf ihr Gelingen. Gibt es einen Besprechungsraum oder finden die Gespräche grundsätzlich im Chefbüro statt? Und ist dort zumindest einen Besprechungstisch vorhanden, oder thront der Chef hinter seinem Schreibtisch? Gibt es einen Pausenraum, in dem sich die Mitarbeiter gerne aufhalten und in der Mittagspause private Gespräche führen können? Oder muss das bis nach Feierabend warten? Und wenn ja: Wann gab es eigentlich das letzte Feierabendbier beim gemeinsamen Grillen am Freitagnachmittag im Hof? „Offen bleiben ist die Devise“, sagt Personalberaterin Fabienne Gehrig. Denn schon kleine Veränderungen können zu einer offeneren Gesprächskultur beitragen – und damit ein Unternehmen einen großen Schritt weiterbringen.
