Thomas Rieger:Eine Notfallakte ist eine wichtige Risikovorsorge

Wer eine Notfallakte anlegt, der hofft, dass er sie niemals brauchen wird. Doch jeder Betriebsinhaber und Unternehmenslenker sollte auf den Ernstfall vorbereitet sein und die wichtigsten Dokumente beisammen haben. Wenn alles bereits geregelt ist, haben es Nachfolger und Angehörige einfacher, falls der Betriebsinhaber durch Krankheit oder Tod ausfällt. Thomas Rieger, betriebswirtschaftlicher Berater bei der Handwerkskammer Konstanz, erklärt, worauf es besonders ankommt:

„Um Klarheit in die Dokumente zu bekommen, gibt es von der Handwerkskammer eine Datei, in der alle wichtigen Dokumente und Informationen hinterlegt werden können. Hinterlegte Vordrucke erleichtern das Ausfüllen für betriebliche und private Angelegenheiten.  

In die Notfallakte gehören beispielsweise wichtige Ansprechpartner aus dem Familienkreis und unter den Mitarbeitern, aber auch bei der Bank und der Versicherung. Fällt ein Betriebsinhaber aus, muss als erstes geklärt werden, was mit dem Betrieb weiter passieren soll. Wird er weitergeführt, verkauft oder gar geschlossen? Bei einer Weiterführung stellt sich die Frage, wer von den Mitarbeitern im Krisenstab zukünftig mitunterstützen kann. All das sollte im Idealfall schon vorher feststehen und hinterlegt sein.

Auch eine Auflistung des Vermögens mit allen Bankkonten und Geheimzahlen sollte vermerkt sein. Ebenso die dafür nötigen Vollmachten. Gleiches gilt für Versicherungen und IT-Zugängen. Damit der Betrieb problemlos weiterlaufen kann, sollte es eine Aufstellung von Lieferanten und Kunden geben, mit den wichtigsten Informationen zu Verbindlichkeiten, Verträgen und Aufträgen. Zur finanziellen Aufstellung gehören ebenso die Löhne und die Zahlungen ans Finanzamt.

Um Außenstehenden einen schnellen Überblick über die Aufgaben und Kompetenzen der Mitarbeiter zu geben, sollten auch diese in der Notfallakte hinterlegt sein. Und natürlich ein Testament, das das Erbe regelt. Private Unterlagen sind beispielsweise Patienten- und Betreuungsverfügung. Eine komplette Auflistung ist in der Notfall-Datei enthalten.

Durch eine regelmäßige gemeinsame Auswertung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sowie eine aktuelle Finanzplanung stellen Sie sicher, dass Sie auch im Notfall den Überblick behalten. Beziehen Sie eine Vertrauensperson mit ein. Hierauf wird auch Ihre Hausbank großen Wert legen. Ebenso entscheidend für das Fortführen des Betriebs ist es, schon frühzeitig eine Vertretung aufzubauen.“