Worauf Handwerksbetriebe beim Controlling achten müssen - die besten Tipps vom ProfiWarum Controlling so wichtig ist
Wer seine Unternehmenszahlen nicht im Blick hat, merkt vielleicht nicht rechtzeitig, dass er womöglich schon am Abgrund steht. Doch welche Zahlen sind wichtig? Reicht die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) als Controlling-Instrument im Unternehmen aus? Welche Schwachstellen gibt es hier und wie erhält man eine „Qualitäts-BWA“? Antworten auf diese Fragen gab es im Rahmen der Infoveranstaltung „Mit Zahlen steuern“, zu der die Handwerkskammer Konstanz Mitte Oktober interessierte Unternehmerinnen und Unternehmer in die Bildungsakademien Rottweil und Waldshut eingeladen hatte.
Controlling auch im Handwerk unverzichtbar
Betriebsberater Walter Schulz führte in das Thema ein, indem er die wesentlichen Elemente des internen und externen Rechnungswesens erläuterte. Die Quintessenz, die Referent Guido Badjura von der Datev eG im Folgenden anschaulich und praxisnah herausarbeitete: Die BWA ist gleichbedeutend mit einem Blick in den Rückspiegel. Wer aber sein Unternehmen sicher in die Zukunft navigieren möchte, muss die Zahlen einer „Qualitäts-BWA“ richtig interpretieren können und entsprechend in die Zukunft planen. Hier die wichtigsten Tipps:
1. Digitale und zeitnahe Buchführung
In vielen Betrieben wird die Buchführung so „nebenbei“ als lästige Pflicht erledigt. „Digitale Belegbearbeitungssysteme sparen Zeit und erhöhen die Transparenz“, empfahl Guido Badjura. „Damit punkten Sie auch bei den Banken, denn mit übersichtlich dargestellten ‚Offenen-Posten-Listen‘ können die Kreditinstitute wichtige Schlüsse zur Liquiditätsbindung ziehen“, so der Experte.
2. Mehr Qualität bei der BWA
Die BWA gibt Auskunft über den Ist-Stand und dient als Grundlage für die weitere Planung. Doch BWA ist nicht gleich BWA. Nicht immer verbuchen Betriebe alle Leistungen zeitnah. Auch der Wareneinsatz entspricht nicht immer dem tatsächlichen Verbrauch. „Wichtig sind auch monatliche Abgrenzungen. Denken Sie nur an Weihnachtsgeld, das vielleicht erst im November ausbezahlt wird“, so Badjura.
3. Chefkennzahlen ermitteln
Welche Kennzahlen sind wirklich wichtig im Betrieb? Wie steht das eigene Unternehmen im Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche da und wo sind die Schwachstellen? „Weiß man, wo die Schwächen liegen, kann man verbesserungswürdige Kennziffern leicht identifizieren“, erläuterte Bajura. Dabei könnten diese von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein.
4. Weitere Instrumente einsetzen
Am Ende seines Vortrags wies der Controllingexperte auf zusätzliche Steuerungsinstrumente hin. So biete die Datev mittlerweile einen anschaulichen Controllingreport mit Grafiken an. Auch die Liquiditätsvorschau oder die Kapitaldienstgrenze-BWA seien wichtige Werkzeuge, um den zukünftigen Unternehmenserfolg planen zu können.
Das macht eine Qualitäts-BWA aus:
- Zeitnahe Finanzbuchführung
- Ermittlung des Wareneinsatzes
- Jahres-, Halbjahres- und Quartalszahlungen auf die Monate verteilt buchen
- Monatliche Abgrenzungen (z.B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Steuern, Bonuszahlungen, Versicherungen)
- Bei Bedarf unterjährig Rückstellungen bilden
- Wiederkehrende Zahlungen erfassen
- Erfassung Eigen-/Mitarbeiterverbrauch
- Monatliche Buchung der AfA
- Anlagenabgänge (Restbuchwert) sofort erfassen
Handlungsemfpehlungen Controlling:
- Führen Sie die Finanzbuchführung zeitnah, führen Sie eine Offene-Posten-Buchführung (Lieferanten und Kunden einzeln).
- Prüfen Sie Ihre BWA hinsichtlich der erforderlichen Buchungen
- Definieren Sie für Ihren Handwerksbetrieb drei Zielkennzahlen
- Schauen Sie in die Zukunft – mindestens 6 Monate voraus. Überlassen Sie nichts dem Zufall!
- Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Steuerberater!