DATEV-Experte Thomas Biermann informierte die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei der Veranstaltung "Papierlos sicher".
Expertentipps zur Digitalisierung im Büro in der Reihe "Zukunft im Blick"Papierlos, aber sicher
„Je weiter ich in Betrieben von der Werkstatt in Richtung Büro gehe, desto weniger digital wird alles.“ Mit diesen Eindrücken von seinen Betriebsbesuchen startete Thomas Biermann von der Datev seine Vorträge zum Thema „Papierlos sicher“ vor rund 150 Interessierten in den Bildungsakademien Singen und Rottweil. Die Digitalisierung und das papierlose Büro seien nicht mehr aufzuhalten. Und der Gesetzgeber hat mit neuen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) im digitalen Zeitalter bereits 2015 darauf reagiert. In der GoBD ist klar festgelegt, welche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für alle steuerrelevanten Themen auch digital gelten. „Darauf müssen Sie vorbereitet sein“, so Biermann. Hier die wichtigsten Hinweise des Experten:
1. Bewahren Sie E-Mails und Co. digital auf
Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen im Unternehmen eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren.
2. Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung
Stoppen Sie die Papierflut und fangen Sie an, alle steuerrelevanten Papiere gleich nach Eingang zu digitalisieren. Elektronische Belege und Vorgänge müssen durchnummeriert, vollständig und unveränderbar (revisionssicher), zum Beispiel als PDF mit Schreibschutz aufbewahrt werden.
3. Nutzen Sie ein Dokumenten-Managementsystem
Mit einem revisionssicheren Dokumenten-Managementsystem können Sie Ihre kaufmännischen Dokumente (fälschungs-)sicher und ordnungsgemäß für die Aufbewahrungszeit (in der Regel zehn Jahre, je nach Dokumentenart) ablegen. Dokumente sind hier leicht über die Suchfunktion wieder auffindbar.
4. Achten Sie auf Datensicherheit
Für die Archivierung Ihrer Daten empfiehlt es sich, auf einen etablierten und zertifizierten Anbieter zurückzugreifen, dessen Rechenzentrum in Deutschland steht. Klären Sie die Zugriffsberechtigungen innerhalb Ihres Betriebs.
5. Halten Sie Verfahrensdokumentation vor
Aus einer Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Eine Verfahrensdokumentation ist auch bei einer nicht-elektronischen Archivierung von Vorteil und kann sich im Fall einer Betriebsprüfung positiv auswirken. Datev-Experte Thomas Biermann weist darauf hin, dass man im Zweifel immer den Steuerberater kontaktieren sollte. Auch die Datev hält online zahlreiche Informationen zur GoBD bereit, etwa unter www.datev.de/GoBD.
Was ist die GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD wurden vom Bundesministerium für Finanzen 2014 veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 14. November 2014) und gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 01. Januar 2015.